Moderní člověk je nucen mít e-mail. Bez ní se nelze registrovat do různých internetových projektů, vytvářet účty na sociálních sítích a vést plnohodnotný obchodní život. V případě velkého toku informací musí existovat pravidla pro udržování pořádku.
Zkusili jste někdy spočítat, kolik e-mailů přijde do vaší doručené pošty každý den? Někdy je jejich počet více než sto, a to není limit. Je zcela zřejmé, proč je těžké v takovém toku informací najít opravdu důležitá písmena. Jak můžete uvést věci do pořádku ve své poště a vyhnout se opakování tohoto chaosu v budoucnu?
Kořen problému
E-mail je klasický komunikační kanál, jehož prostřednictvím se informace vyměňují v profesionálním prostředí. Na náš e-mail dostáváme oznámení, projektovou dokumentaci, faktury za platbu, kontakty na budoucí obchodní partnery atd. Chaos v e-mailu vytváří nepořádek v hlavě: nemůžete shromažďovat své myšlenky, pamatovat si důležitá data, je snadné na něco zapomenout, je těžké něco najít …
Proto nedostatek času a jednoduchá podrážděnost. Proč tedy neuklidit svůj e-mail jednou a potom ho jen udržovat pořád? Věřte mi, je radost s takovou poštou pracovat!
Uspořádání věcí
Zvykněte si třídit příchozí korespondenci do kategorií: pracovní, osobní, zábavní, zajímavé atd. Pokud opravdu potřebujete, můžete dokonce začít třídit písmena podle příjmení. Ujistěte se, že používáte standardní štítky vaší služby: označte písmena jako důležitá, vložte je hvězdičkami a jinými rozlišovacími znaky. Neponechávejte zbytečné e-maily v obecném adresáři - okamžitě je označte jako „spam“. Rovněž neuškodí odhlásit se ze zbytečných mailů.
Naučte se pracovat se skupinami písmen. Stačí zvýraznit určitý počet přijatých dopisů s podobnými vlastnostmi a odeslat je do samostatného adresáře, smazat je nebo označit. To pomáhá efektivně vyřešit problém záměny ve velkém toku příchozích e-mailů.
Když obdržíte důležité e-maily, ale nebudete moci okamžitě odpovědět, označte je nejbohatším standardním štítkem: při příštím spuštění pošty si je nejprve všimnete a odpovíte na ně. Pokud to neuděláte hned, ztratí se mimo jiné důležitá písmena a vy toho člověka zklamete nebo nebudete mít čas udělat něco důležitého.
Existují dopisy, které nemají vůbec smysl ukládat. Pokud víte jistě, že přijatý dopis je zjevně spam, okamžitě jej smažte, aniž byste jej otevřeli. Jinak na něj pokaždé narazíte a ztratíte čas opětovným přečtením názvu. V objemu jednoho písmene strávíte několik sekund, ale když je jich spousta, ztráta času se ukáže být docela hmatatelná.
