Lidé si rychle zvyknou na e-mail. Během večera si můžete vyměnit tucet a více zpráv a korespondence s přáteli a příbuznými se často podobá ústnímu dialogu. Při psaní obchodních dopisů však musíte dodržovat pravidla etikety a pro e-mail i běžnou poštu jsou přibližně stejná.
Je to nutné
- - počítač s připojením k internetu;
- - telefonní seznam.
Instrukce
Krok 1
Uveďte účel vaší zprávy. Není nutné si to zapisovat, ale musíte jasně pochopit, zda chcete dosáhnout nové smlouvy, získat nové klienty, najmout nového zaměstnance, uplatnit nárok nebo jednoduše poblahopřát partnerům k dovolené.
Krok 2
Přemýšlejte o tom, kdo přesně by měl dostat váš dopis. Jeho tvar do značné míry závisí na tom. Možná nemusíte psát vůbec nic, ale bude stačit telefonovat, diskutovat o situaci na specializovaném fóru nebo řešit problém osobně.
Krok 3
Vyberte typ písmene. Pro spotřebitele to může být nabídka produktu nebo služby, další informace reklamní povahy. Můžete provést průzkum. Banky zákazníkům často připomínají dluhy nebo nové podmínky půjčování. Osobě, kterou byste rádi viděli ve svém týmu, můžete zaslat informace o volných pracovních místech a oznámení o zaměstnání. Některé zprávy musí zaměstnanci společnosti obdržet písemně. Jedná se o disciplinární informace a varování o snížení. Partneři obvykle dostávají nové návrhy, stížnosti a omluvy.
Krok 4
Obchodní dopis musí obsahovat určité podrobnosti, proto je lepší okamžitě vytvářet formuláře. Vyplněný formulář lze zaslat e-mailem jako přílohu nebo vytisknout a zaslat běžnou poštou běžnou nebo ověřenou poštou. Nahoře by měl být název vaší společnosti, nebo ještě lépe - logo. Mírně níže je uvedeno datum a číslo, a pokud je to nutné, pak odkazy na síťové zdroje (například pokud jsou podmínky smlouvy nebo dokumentace výběrového řízení zveřejněny na oficiálních webových stránkách). Lepší je ponechat sloupec s předmětem dopisu. Ať je to odvážné. To umožní vašemu adresátovi rychle procházet dokumenty, které jsou mu každý den zasílány k podpisu.
Krok 5
Uveďte příjmení, jméno, příjmení a pozici osoby, které je dopis určen. Mnoho firem má své vlastní webové stránky nebo alespoň domovské stránky na internetu. Pravděpodobně tam jsou kontakty. Můžete zavolat sekretářce a zjistit, který ze zaměstnanců je zapojen do konkrétního problému. Společnost může mít jmenovce a dokonce i zaměstnance, kteří mají stejné příjmení a iniciály.
Krok 6
Začněte dopis s osobní adresou podle jména a příjmení. Bylo by vhodné přidat k němu slovo „respektováno“, i když píšete disciplinární dopis. V úvodní části připomeňte adresátovi předchozí kontakt, i když to bylo už dávno. Je možné, že se tento zaměstnanec potýká s mnoha problémy. Je nutné dát mu příležitost zorientovat se a zároveň ukázat, že si jeho času vážíte. Může to být odkaz na smlouvu podepsanou k určitému datu nebo zpráva, že životopis zveřejněný na webu byl zkontrolován vedením. Pokud píšete odpověď, uveďte, kterou akci váš respondent provedl jako spouštěč.
