Je vhodné, když jsou zprávy tříděny do složek, přijímána příslušná oznámení, dopisy od určitých příjemců jsou označeny podle zadaného pravidla a mnoho dalšího. Podobná pravidla pro zprávy lze nejen vytvářet v Outlooku na základě „Šablony pravidel“.
Instrukce
Krok 1
Pro e-mailovou korespondenci se nejčastěji používá MS Outlook, i když má další kancelářské funkce. Většina nastavení se proto provádí e-mailem. Pravidla jsou nastavena nejčastěji pro zprávy.
Krok 2
Otevřete MS Outlook na stránce příchozích e-mailových zpráv, vstupte do hlavní nabídky, kde vyberte položku „Služba“. Vyberte v něm podpoložku „Průvodce pravidly“. Klikněte na něj a postupujte podle pokynů ze systému. Otevře se okno, z nichž první bude seznam služeb, pro které je možné vytvořit pravidlo. V něm vyberte svůj účet.
Krok 3
Může se také jednat o antivirový software, bránu firewall atd. Zobrazí se v okně níže a budou proti nim zaškrtávací políčka, z nichž jedno je třeba zaškrtnout. V opačném případě bude pravidlo platit pro všechny dostupné služby.
Krok 4
Vpravo od tohoto okna bude několik tlačítek, z nichž stačí pouze „Vytvořit“, pokud jste neimportovali adresář spolu s pravidly a nechcete měnit stávající. Kliknutím na toto tlačítko se zobrazí následující okno se dvěma zaškrtávacími políčky, jednou nabídkou a polem popisu pravidla, kde jsou nastaveny parametry akce, která bude provedena s poštou v souladu s vašimi požadavky.
Krok 5
V prvním zaškrtávacím políčku zaškrtněte políčko „Vytvořit pravidlo založené na šabloně“, poté se v dalším poli zobrazí seznam dostupných šablon pravidel. V MS Outlooku můžete nastavit mnoho pravidel a pokaždé, když si budete muset přečíst „Nápověda“nebo na ni přijít metodou pokusu a omylu. Existuje však jedna hlavní věc, na které si můžete vyzkoušet - je to „Přesouvání nových zpráv od někoho“. Je určen hlavně pro třídění pošty do složek. Jakmile si osvojíte dovednost vytváření tohoto typu pravidel, nebude pro vás obtížné nastavit jakékoli další typy pravidel.
Krok 6
V poli pro výběr šablony označte myší odpovídající řádek. Nejjednodušším dalším řešením je kliknout na odkaz „odesílatelé nebo seznam adresátů“v okně níže. V takovém případě se před vámi okamžitě objeví okno se seznamem vašich kontaktů. Pokud je kontakt ve vašem adresáři, vyberte jej myší, klikněte na tlačítko se šipkou umístěnou mezi okny. Vlevo budou všechny kontakty, vpravo - pouze vybrané. U každého z kontaktů je nutné tento postup opakovat samostatně.
Krok 7
Pokud hledaný odesílatel není v adresáři, můžete zadat jeho e-mailovou adresu do volného pole nad seznamem dostupných kontaktů. Nezapomeňte uložit adresu a jméno, stejně jako vše, co považujete za vhodné pro tento kontakt napsat. Uložená data se objeví ve vašem adresáři pod jménem, které jste zadali jako požadavek. Nyní stiskněte znovu tlačítko OK, poté „Další“a pokračujte v nastavování podmínek pro výběr cílové složky pro korespondenci přicházející z adresy, kterou jste zadali.
Krok 8
Podobně klikněte na odkaz „název“a vyberte cílovou složku. Pokud jste dosud nevytvořili složku pro tento druh korespondence, můžete ji vytvořit přímo v dalším okně programu. Zde budete požádáni, abyste buď vybrali cílovou složku z navrhovaného seznamu dostupných, nebo vytvořili novou. Klikněte na „Vytvořit“, zadejte název balíčku, pokud již není k dispozici, a klikněte na OK. Kliknutím na tlačítko „Další“můžete přidat další pravidla pro již vytvořená pravidla - objasnit, ve kterých případech by se toto pravidlo mělo použít.
Krok 9
Vytvoření nového pravidla dokončíte jednoduše kliknutím na Dokončit. Nové pravidlo bude přidáno do hlavního seznamu pravidel aplikace MS Outlook, odkud je také můžete upravit. Nejprve si procvičte tento jednoduchý příklad. Stačí zaškrtnout různá zaškrtávací políčka v nabídce pod odkazem „odesílatelé nebo seznam adresátů“a sledovat výsledek. Totéž lze provést pro pole „name“. Experimentujte s nastavením sami, nebojte se udělat něco špatně: pravidlo lze vždy změnit nebo smazat úplně.
