Pracovníci kanceláře musí často posílat dopisy faxem. Případy mohou být úplně jiné, ale co dělat, když se s takovým problémem setkáte poprvé a nemáte vůbec ponětí, jak poslat dopis na fax.
Instrukce
Krok 1
Vytvořte dopis v aplikaci MS Word pomocí šablony, kterou můžete použít v aplikaci MS Publisher a přidat logo společnosti. Pokud potřebujete psát a psát tabulky, použijte MS EXEL. Pokud budete posílat obrázky, musí mít příponu.jpgG.
Krok 2
Pamatujte, že velikost standardního dopisu, který lze faxovat, je stránka A4. Požadované písmo pro psaní má velikost alespoň 10 bodů. Z tohoto důvodu je nejlepší mít všechny své myšlenky na jednom listu, abyste nemuseli posílat informace na více stránek.
Krok 3
Uveďte všechny informace jasně a stručně. V dopise, který pošlete na fax, napište pouze to, co bude pro vašeho adresáta užitečné a zajímavé. Pokud vám byl zaslán například konkrétní požadavek, odpovězte na něj přesně, aniž byste se odchýlili od tématu atd.
Krok 4
Nevkládejte malé obrázky nebo kresby do písmen, mohou být rozmazané a v důsledku toho obdrží adresát pouze negativní názor na vás nebo vaši společnost. Na konec zprávy nezapomeňte uvést svou adresu, telefonní / faxové číslo nebo jiné kontaktní údaje.
Krok 5
Vytiskněte si dopis. Zkontrolujte kvalitu tisku, měl by být dobrý, všechna písmena by měla být jasná a ne rozmazaná, aby příjemce mohl text rozeznat. Pokud zjistíte nějaké nedostatky, opravte je a písmeno znovu vytiskněte.
Krok 6
Otevřete přihrádku podavače dokumentů na faxu. Obvykle se nachází v zadní části stroje. Vložte dopis lícem dolů. Pokud máte více listů, zkontrolujte, zda váš fax podporuje hromadné odesílání, pokud ne, budete muset vložit každý list samostatně.
Krok 7
Počkejte na pípnutí, zařízení by mělo papír vyzvednout. Vytočte faxové číslo příjemce. Počkejte na odpověď na druhém konci drátu.
Krok 8
Představte se a uveďte, že chcete odeslat fax. Stiskněte tlačítko „Start“společně s adresátem (obvykle se říká: „Start“). Po dokončení všech kroků bude fax odeslán. Nevyměňujte tubu, dokud papír zcela neprošel zařízením.
Krok 9
Klikněte na tlačítko „Kontaktovat“a určete, zda byl váš dopis odeslán adresátovi (zda byl fax předán). Pokud je kvalita zobrazení špatná, zkuste všechny kroky znovu.
