Rejstřík odchozích dopisů je povinný dokument. Pravidla pro její sestavení stanoví Ruská pošta a odrážejí se ve formě f.103. Tento dokument je vyžadován při odesílání i malé dávky dopisů.
Instrukce
Krok 1
Vytvořte pro svůj dokument preambuli. Tato část registru by měla obsahovat informace o odesílateli, tj. Název vaší společnosti, její zkrácenou právní formu, příjmení, křestní jméno a příjmení vedoucího společnosti, ve které pracujete. Uveďte také datum, kdy byl dokument zkompilován.
Krok 2
Pokračujte k vyplnění hlavní části dokumentu, kterou tvoří tabulka. Tabulková část by měla obsahovat následující sloupce: zaznamenat pořadové číslo, komu, poštovní směrovací číslo, dopis / oznámení, poštovní známka. První sloupec je snadno vyplnitelný: stačí zapsat úplné číslování všech záznamů v tabulce. Poslední číslo by se mělo shodovat s počtem odeslaných e-mailů. Ve druhém sloupci zapíšete údaje adresátů vašeho podniku: jména právnických osob nebo příjmení, jména a příjmení fyzických osob. Nezapomeňte vyplnit třetí sloupec. Za tímto účelem nejprve zjistěte nejen adresu osoby, které by měla být korespondence zasílána, ale také její poštovní směrovací číslo. Bez uvedení rejstříku má pošta právo dopis nepřijmout. V dalším sloupci uveďte typ korespondence, kterou chcete odeslat. Poslední sloupec nemusíte vyplňovat. Toto by měl zkontrolovat zaměstnanec pošty, který od vás přijímá dopisy.
Krok 3
Zkontrolujte správnost rejstříku a předejte jej poštovnímu pracovníkovi. Nyní musí zkontrolovat správnost údajů zadaných v dokumentu a provést příslušné značky. Kromě registru si vezměte dokumenty připravené pracovníky pošty podle interních poštovních standardů. Tento dokument nebude pro vaše osobní účtování o pohybu korespondence nadbytečný. Připojte účtenku k registru a uložte ji do speciální složky, ve které se počítají odchozí písmena.
